A área trabalhista é muito técnica, portanto, repleta de detalhes que devem ser verificados periodicamente pelo profissional de RH. É uma atividade importante no âmbito empresarial que, se não realizada de forma correta, gera custos e insatisfações nas relações da empresa com seus colaboradores, fornecedores, clientes e governo.
Segue algumas rotinas que todo o profissional da área deve auditar internamente:
- Estipulação de um Contrato de Experiência, que não ultrapasse
a 90 dias;
- Formalização de um acordo de prorrogação da jornada diária para compensação do sábado, com renovação a cada dois anos;
- Manutenção de um Quadro de Horário Trabalho atualizado e controle de ponto do colaborador;
- ontratação de menores entre 16 e 18 anos em condições autorizadas por lei e a contratação dos menores aprendizes (14 a 16 anos) também;
- Contratação de deficientes conforme obrigação legal, de acordo com o tamanho da empresa;
- Contratação de Estagiários, de acordo com legislação vigente para não caracterização de vínculo empregatício;
- Recolhimento do IRRF, FGTS e INSS, Terceiros, Contribuições. Sindicais no prazo e formas exigidas por lei;
- Informação do CAGED MENSAL e RAIS E DIRF ANUAL aos órgãos competentes;
- Garantia de que o sistema de pagamento da folha calcula os eventos com todas as incidências de INSS, FGTS e IRRF de forma correta e abrange todas as suas variáveis;
- Verificação dos documentos exigidos para pagamento do Salário Família;
- Cumprimento das Convenções e Acordos Coletivos da categoria.
- Manutenção do Livro de Inspeção do Trabalho;
- Implementação das Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde;
- Eventos e documentos relacionados com a CIPA;
- Entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário para colaboradores de funções consideradas insalubres/perigosas na homologação da rescisão contratual, para efeitos de aposentadoria futura;
- Horas extras com habitualidade pagas ou não pagas e seus reflexos - intervalos para refeição menores que 1 hora – 11 horas de intervalo entre jornada;
- Manutenção dos dados dos colaboradores atualizada;
- Planejamento de férias do colaborador, respeitando as regras da lei;
- Manter autorização escrita dos eventuais descontos em folha de pagamento que não os compulsórios;
- Cuidado para não configuração de equiparação salarial entre colaboradores de mesma função, salvo nas condições autorizadas pela lei;
- Manter comprovantes de recebimento dos salários arquivados conforme exigência legal;
- Realização dos afastamentos de colaboradores de forma correta e acompanhamento das decisões do INSS, se benefício de auxílio doença ou acidentário;
- Garantir-se com os aspectos da solidariedade e subsidiariedade na tomação de serviços;
- Manter um arquivo morto adequado para o rápido acesso de documentos reservados a fiscalização.
Juliana Mick Schmitt, em 07/04/2010 - Consultora Trabalhista e Associada à ABRH Blumenau
